Message from UN participant representatives: Important developments at the pension fund regarding governance, investments, safety, efficiency and payments
BROADCAST United Nations
Thursday, 01 April, 2021 10:12 AM
Dear Colleagues,
Version française ci-dessous
As your elected representatives on the UN Pension Board (the Board) we would like to update you on how we have been working to improve how your pension fund is led and governed, how pensions are paid, how your investments are kept more secure and the status of the Geneva office.
This report includes important decisions of the UN General Assembly (A/RES/75/246) and a subsequent special board meeting on how your fund is governed.
We want your fund to be better governed and safer
We have been pushing to improve how our fund is governed and led in order to make it more safe, responsive and efficient. We know that for many of us it is our only form of retirement income.
We have secured some important improvements, including:
- A complete change and restructuring of the fund’s leadership.
- A General Assembly instruction to prevent conflicts of interest by separating the board and its Secretary from the Chief Executive of Pension Administration whom the Board oversees.
But just as important is how the Board operates. It is supposed to act in your interest by holding the leadership to account and setting the fund’s strategy. But with 93 members and non-members meeting once a year, it has all the agility of a container ship stuck in the Suez Canal, and has struggled to fulfill its mandate.
This is why we believe in a more manageable 19 member board, meeting at least quarterly to be able to carry out core functions such as reviewing financial positions, acting on committee reports, meeting with management and making timely decisions (see our proposal at the bottom of this message).
We also believe its composition should reflect the participation weights of each member organization so that your concerns are appropriately and democratically dealt with.
In support of this, the General Assembly commissioned reviews by OIOS and an independent consultancy called Mosaic. Both reviews broadly aligned themselves with our views.
However, to our frustration and that of the General Assembly, these efforts have faced dogged resistance from some in the Board.
In December, the General Assembly asked the Board for “concrete reform proposals and plans” in line with best practices. Following a week-long meeting in February, the Board said it would continue to study various options. It neither committed to a smaller board nor a more democratic one. However we are continuing to push for positive change.
We want the fund to follow its rules
On a related matter, we are encouraged that the General Assembly has for the third time refused a request from the rest of the Board to remove the Fund from the legal purview of the UN Appeals Tribunal and place it in a legal vacuum. The Assembly has also delayed an amendment that would disenfranchise hundreds of participants from board membership.
We want pension processing times to be properly measured
The Pension Fund currently has a target of processing the first payment for newly retiring staff within 15 business days. However, we have raised concerns on numerous occasions on how this was being counted, which we believed to be somewhat inaccurate. .
The UN’s Board of Auditors carried out a review that substantiated our concerns. We raised this with the General Assembly, which ordered the Fund to correct its counting methods.
We are concerned about increased investment risks
The Secretary-General, who is in charge of our investments, requested the General Assembly to allow alternative investments, including: the use of derivative instruments, engagement in margin trading and participation in securities lending.
We were concerned about the risks that can be related to these practices, and how securities lending can be used by others for short selling.
The General Assembly authorized these practices but on a two-year pilot basis. It also called for a proper review on their use. We will push to ensure the necessary risk and credit assessments are carried out so as to safeguard your investments and monitor implementation of OIOS recommendations on the governance of OIM (A/75/215). We expect that risks be contained. We remain concerned that the General Assembly’s authorization of securities lending currently overrides the Fund’s own regulations.
We are working to bring the Fund’s running costs under control
We remain concerned with the continued growth in the Fund’s budget, which has increased by 35 percent per participant over two years.
While the General Assembly has agreed to this increase, it has, reflecting our concerns, ordered a review of the sizable portion of the Fund’s budget that is allocated to what is known as General Temporary Assistance. GTA is supposed to be used for temporary needs such as parental leave cover. However, at the fund they support a whole host of ongoing functions without the same transparency or oversight that exists for normal positions.
Over time, increased running costs eat into our investment returns, putting retirement income at risk. Budgetary laxity also begets managerial laxity. OIOS governance audits have pinpointed complaints from fund staff about harassment and poor supervision.
Status of the Geneva Office
Over the past year we have expressed our concerns about what we feel to be a concerted campaign by the fund’s management to undermine the Geneva office, which serves close to half the 210,000 participants and beneficiaries, including those residing in the Europe, Africa and Middle East time-zones.
Alarmed by moves last summer to close the Geneva office finance section, the Board called for a pause, which was backed by the General Assembly. The General Assembly also requested the Board to provide “specific measures” to ensure efficiency and good service given the fragmentation engendered by the fund leadership’s removal of the chief of the Geneva office.
In conclusion
Since being elected we have worked hard to increase awareness and bring order to how the Fund is governed, led and managed.
The UN Pension Fund is a public pension fund and the board should be more transparent in its operations to ensure it fulfills its fiduciary duty towards its beneficiaries, current and future.
Your support, together with General Assembly resolutions, and reports from OIOS and the Board of Auditors have allowed us to make real advances. There has been a total change of the fund’s leadership, governance reforms are slowly advancing, pensions are being paid more promptly and we stopped changes to the regulations that would hurt us and our beneficiaries, and have called for audits that have shed light on a number of problems.
However, there is still some way to go to bring our fund in line with best practice and ensure it has continuous oversight in order to secure your retirement income in the long term.
In the meantime we would like to pay tribute to the hard work, dedication, sacrifice and courage of the fund’s working-level staff.
Warm regards,
Ibrahima Faye, Mary Abu Rakabeh, Aissatou Ndiaye, Ian Richards, Michelle Rockcliffe
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Chers collègues,
En tant que représentants élus au Conseil d’ administration de la Caisse Commune des pensions des Nations Unies (le Conseil), nous tenons à vous faire le point sur nos activités et nos efforts pour améliorer la façon dont votre fonds de pension est dirigé et gouverné, comment les pensions sont versées, comment vos investissements sont maintenus plus sûrs et le statut du bureau de Genève.
Ce rapport comprend des décisions importantes de l’Assemblée Générale des Nations Unies (A/RES/75/246) et une réunion spéciale ultérieure du conseil d’administration sur la façon dont votre fonds est géré.
Nous voulons que votre fonds soit mieux gouverné et plus sûr
Nous avons fait pression pour améliorer la façon dont notre fonds est géré et dirigé afin de le rendre plus sûr, plus réactif aux exigences du monde en mutation et plus efficace. Nous savons que pour bon nombre d’entre nous, c’est notre seule forme de revenu de retraite et de securité sociale.
Nous avons obtenu quelques améliorations, ci-dessous:
- Un changement complet et une restructuration de la direction du fonds.
- Une instruction de l’Assemblée Générale visant à prévenir les conflits d’intérêts en séparant le conseil d’administration et son secrétaire du chef de l’administration des pensions que le Conseil supervise.
Mais aussi tout aussi important est la façon dont le Conseil fonctionne. Il est censé agir dans votre intérêt en supervisant les dirigeants de la Caisse et en les rendent comptable de leur gestion, et en établissant la stratégie du fonds. Mais avec 93 membres et non-membres réunis une fois par an, le conseil n’a pas toute l’agilité requise et peut être comparé a un porte-conteneurs coincé dans le canal de Suez qui a eu du mal à remplir son mandat de base.
C’est pourquoi nous croyons en un conseil d’administration de 19 membres plus gérable, qui se réunit au moins tous les trimestres pour être en mesure d’exercer des fonctions de base telles que l’examen des positions financières, l’action sur les rapports de ses comités, la réunion avec la direction et la prise de décisions en temps opportun (voir notre proposition en bas de message).
Nous croyons également que sa composition devrait refléter le poids de participation de chaque organisation membre afin que vos préoccupations soient traitées de façon appropriée et démocratique.
À cet effet, l’Assemblée Générale a commandé des examens par le BSCI et un cabinet de conseil indépendant appelé Mosaic. Les deux examens se sont globalement alignés sur nos points de vue.
Toutefois, à notre grande frustration et à celle de l’Assemblée Générale, ces efforts ont rencontré une résistance obstinée de la part de certains membres du Conseil. En décembre, l’Assemblée Générale a demandé au Conseil des « propositions et plans concrets de réforme » conformes aux meilleures pratiques.
À l’issue d’une réunion d’une semaine en février, le Conseil a déclaré qu’il continuerait d’étudier diverses options. Il ne s’est pas engagé à un conseil plus petit ni à un conseil plus démocratique. Toutefois, nous continuons de faire pression en faveur d’un changement positif.
Nous voulons que le fonds suive ses règles
En ce qui concerne une question connexe, nous sommes encouragés par le fait que l’Assemblée Générale a refusé pour la troisième fois une demande du reste du Conseil d’administration de retirer le Fonds du champ d’application juridique du Tribunal d’Appel des Nations Unies et de le placer dans un vide juridique. L’Assemblée a également retardé un amendement qui priverait des centaines de participants d’accès comme membre au conseil d’administration.
Nous voulons que les délais de traitement des pensions soient correctement mesurés
Votre Caisse de retraite a actuellement pour objectif de traiter le premier paiement pour le personnel nouvellement retraité durant les 15 jours ouvrables. Toutefois, nous avons soulevé des préoccupations à maintes reprises sur la façon dont cela était compté, ce que nous avons cru quelque peu inexact. ..
Le Conseil des comptes de l’ONU a procédé à un examen qui a étayé nos préoccupations. Nous avons soulevé la question auprès de l’Assemblée Générale, qui a ordonné au Fonds de corriger ses méthodes de comptage.
Nous sommes préoccupés par l’augmentation des risques d’investissement
Le Secrétaire général, qui est en charge de nos investissements, a demandé à l'Assemblée générale d'autoriser les investissements alternatifs, notamment : l'utilisation d'instruments dérivés, l'engagement dans des opérations sur marge et la participation à des prêts de titres.
Nous étions préoccupés par les risques qui peuvent être liés à ces pratiques, et par la façon dont le prêt de titres peut être utilisé par d'autres pour la vente à découvert.
L'Assemblée générale a autorisé ces pratiques mais dans le cadre d'un projet pilote de deux ans. Elle a aussi demandé un examen approprié de leur utilisation. Nous nous efforcerons de faire en sorte que les évaluations de risque et de crédit nécessaires soient effectuées afin de protéger vos investissements et de surveiller la mise en œuvre des recommandations du BSCI sur la gouvernance de l'OIM (A/75/215). Nous attendons que les risques soient contenus. Nous restons préoccupés par le fait que l'autorisation des prêts de titres par l'Assemblée générale prévaut actuellement sur les propres règlements de la Caisse.
Nous nous travaillons à maîtriser les coûts de fonctionnement du Fonds
Nous demeurons préoccupés par la croissance continue du budget du Fonds, qui a augmenté de 35 pour 100 par participant en deux ans.
Bien que l’Assemblée Générale ait accepté cette augmentation, elle a, reflétant nos préoccupations, ordonné un examen de la partie importante du budget du Fonds qui est attribuée à ce qu’on appelle l’Assistance Temporaire Générale. L’ATG est censée être utilisée pour des besoins temporaires tels que la couverture du congé parental. Toutefois, au fonds, ils soutiennent toute une série de fonctions permanentes sans la même transparence ou le même poids existant pour les postes normaux.
Au fil du temps, l’augmentation des coûts de fonctionnement insérait nos rendements de placement, ce qui mettait en péril le revenu de retraite. Le laxisme budgétaire a également permis le laxisme managérial. Les vérifications de gouvernance du BSCI ont permis de cerner les plaintes des employés du fonds au sujet du harcèlement et de la mauvaise supervision.
Statut du Bureau de Genève.
Au cours de l’année écoulée, nous avons exprimé nos préoccupations au sujet de ce qui semble être une campagne concertée de la direction du fonds visant à saper le bureau de Genève, qui dessert près de la moitié des 210 000 participants et bénéficiaires, y compris ceux résidant dans les fuseaux horaires d’Europe, d’Afrique et du Moyen-Orient.
Alarmé par les mesures prises l’été dernier pour fermer la section des finances du bureau de Genève, le conseil a appelé à une pause, soutenue par l’Assemblée Générale. L’Assemblée Générale a également demandé au conseil d’administration de fournir des « mesures spécifiques » pour assurer l’efficacité et la bonne gouvernance, et évitant la fragmentation engendrée par la suppression du chef du bureau de Genève par la direction du fonds.
En conclusion
Depuis notre élection, nous avons travaillé fort pour accroître la sensibilisation et mettre de l’ordre dans la façon dont le Fonds est gouverné, dirigé et géré.
La Caisse de retraite des Nations Unies est un fonds de pension public et le conseil d’administration devrait être plus transparent dans ses opérations pour s’assurer qu’il remplit son obligation fiduciaire envers ses bénéficiaires, actuels et futurs.
Votre soutien, ainsi que les résolutions de l’Assemblée générale et les rapports du BSCI et du Conseil des comptes, nous ont permis de faire de réels progrès. Il y a eu un changement total de direction du fonds, les réformes de la gouvernance progressent lentement, les pensions sont payées plus rapidement et nous avons mis fin aux modifications aux règlements qui nous nuiraient, à nous et à nos bénéficiaires, et nous avons demandé des vérifications qui ont mis en lumière un certain nombre de problèmes.
Toutefois, il reste encore du chemin à parcourir pour aligner notre fonds sur les meilleures pratiques et s’assurer qu’il a une surveillance continue afin d’assurer votre revenu de retraite à long terme.
En attendant, nous tenons à rendre hommage au travail acharné, au dévouement, au sacrifice et au courage du personnel de travail du fonds.
Salutations chaleureuses,
Ibrahima Faye, Mary Abu Rakabeh, Aissatou Ndiaye, Ian Richards, Michelle Rockcliffe
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Proposal to reform the Pension Board
Submitted by the UN Participant Representatives to the Board’s Governance Working Group for consideration
Objective of Fund
To pay pension and disability benefits to international civil servants, who in most cases do not contribute into their national schemes, in a timely, accurate and efficient manner.
Desired objective of Pension Board
- Improved oversight
- Sustainability of the Fund
- Ensuring Regulations are followed
- Ensuring administration of the Fund in an effective and efficient manner
Shortcomings in current Board to be remedied
- Equitable fair representation not aligned with active participants[1]
- Insufficient oversight
- One board meeting per year (for decision making)
- Hundreds of pages in reports to analyze within one month or less
- Inefficiency
- Insufficient knowledge/expertise in Fund matters
- Lack of time to study documents
- Ineffectiveness
- Insufficient oversight
- No Lack of budgetary discipline
- A propensity toward poor customer service whenever a change occurs
Reform goals[2]
Principles
- Tripartite - governmental organization
- Professionalized
- Representational (in proportion to active participants + 1 retiree)
Size
19 Member Board will provide:
- Smaller and more active board
- Enough members to satisfy proportional representation
- Odd number will allow for tie-breaker Chair
- Ability for more frequent meetings and decision making
- New emphasis on fiduciary duty to beneficiaries, due diligence and duty of care
Composition[3]
6 Governing Bodies (appointed): 4 UN, 2 specialized agencies
6 Executive Heads (appointed): 4 UN, 2 specialized agencies
7 Participants’ Representatives (elected): 4 UN, 2 specialized agencies, 1 retiree[4]
The Board would determine a rotation and group system to address the two specialized agency seats in each constituency.
Working of the Board
Monthly meetings including[5]:
- Oversight of management operations (meeting with Chief Executive for Pension Administratin and senior team, Representative of Secretary-General on investments and senior team, CFO).[6]
- Reviewing reports of committees and working groups.
Board members should chair the various committees and ad hoc working groups. Aside from external experts specifically mentioned in the terms of reference of each committee or working group, membership should be restricted to Board members and alternates. We propose the following structure:
- Audit (risk) committee
- FSALM committee (actuarial and investment matters)
- Budget committee (review proposal and monitor budget implementation)
- Governance committee working group
- Appeals committee (should meet at least quarterly as needed to expedite cases)
- Succession planning committee
- Entitlements and customer service committee (new)[7]
- Strategic planning (new) and management committee
Current Standing Committee (fifteen members) could handle the transition to the new system if needed.
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Proposition de réforme de la Commission des pensions
Soumis à l’attention du Governance Working Group du Conseil d’administration
Objectif du Fonds
Verser des prestations de retraite et d’invalidité aux fonctionnaires internationaux qui, dans la plupart des cas, ne cotisent pas à leurs régimes nationaux, en temps opportun, de manière précise et efficace.
Objectif souhaité de la Commission des pensions
- Amélioration de la surveillance
- Viabilité du Fonds
- Veiller à ce que les règlements soient respectés
- Assurer l’administration du Fonds de manière efficace et efficiente
Lacunes du Conseil d’administration actuel à corriger
- Représentation équitable et équitable non alignée sur les participants actifs[8]
- Manque de surveillance
- Une réunion du conseil d’administration par année (pour la prise de décision)
- Des centaines de pages dans les rapports à analyser dans un délai d’un mois ou moins
- Inefficacité
- Manque insuffisant de connaissances en matière d’e/expertise en matière de Fonds
- Manque de temps pour étudier les documents
- Inefficacité
- Manque de surveillance
- Pas de manque de discipline budgétaire
- Une propension à un mauvais service à la clientèle chaque fois qu’un changement se produit
Objectifs de réforme[9]
Principes
- Tripartite - organisation gouvernementale
- Professionnalisé
- Représentation (proportionnellement aux participants actifs + 1 retraité)
Taille
19 Membres du Conseil fourniront :
- Conseil plus petit et plus actif
- Suffisamment de membres pour satisfaire la représentation proportionnelle
- Le nombre impair permettra la chaise de tie-breaker
- Capacité de réunions plus fréquentes et de prise de décision
- Nouvel accent mis sur l’obligation fiduciaire envers les bénéficiaires, la diligence raisonnable et l’obligation de diligence
Composition[10]
6 Governing Bodies (nommés) : 4 ONU, 2 agences spécialisées
6 Chefs exécutifs (nommés) : 4 ONU, 2 agences spécialisées
7 Représentants des participants (élus) : 4 ONU, 2 agences spécialisées, 1 retraité[11]
Le Conseil déterminerait une rotation et un groupe system pour s’adresser aux deux sièges spécialisés d’agence dans chaque circonscription.
Fonctionnement du Conseil d’administration
Réunions mensuelles comprenant[12]:
- Surveillance des opérations de gestion (réunion avec la LCPE et l’équipe senior, RSG et équipe senior, CFO).[13]
- Examen des rapports des comités et groupes de travail.
Les membres du conseil d’administration devraient présider les divers comités et groupes de travail ad hoc. Outre les experts externes mentionnés expressément dans le mandat de chaque comité ou groupe de travail, les membres devraient être limités aux membres du Conseil et aux suppléants. Nous proposons la structure suivante:
- Comité d’audit /(risque)
- Comité FSALM (questions actuarielles et d’investissement)
- Comité du budget (examiner la proposition et surveiller la mise en œuvre du budget)
- Groupe de travail du comité de gouvernance
- Comité d’appel (devrait se réunir au moins tous les trimestres au besoin pour accélérer les cas)
- Comité de planification de la relève
- Droits et comité du service à la clientèle (nouveau)[14]
- Planification stratégique (nouveau) et comité de gestion
Comité permanent actuel (quinze membres) pourrait s’occuper de la transition si nécessaire.
[1] The reasoning for alignment with active participants is that for retirees the defined benefit already works. Active participants must strive to protect the scheme and its defined benefits. The General Assembly requested proportional representation in Resolution 42/887, Section 2, Paragraph 4.
[2] Based on in depth review of peers listed by MOSAIC, interview of UNFCU board members, The Pensions Regulator (UK)
[3] Requires amendment to Article 5 sub paragraph a) ii) 6 nominated by SPCs of Specialized Agencies…. iii) 1 elected by retirees [new]
[4] Elected by retirees on a worldwide basis. Elections organized by the Secretary of the Board using available election services and data from the Fund administration. FAFICS would have observer status like other federations such as CCISUA, FICSA and UNISERV
[5] Peer public pension funds feature public monthly meetings; the Board goes into closed sessions for disability, appeals etc. as needed; all board members may attend committee meetings of which the are not a member
[6] UNFCU example meets monthly (interviews Senior Management Team, receives/reviews committee reports).
[7] A review of peer pension funds indicates a gap in oversight in the UNJSPF Board; this Committee will also manage Conflicts of Interest using a pre designed process
[8] Le raisonnement pour l’alignement avec les participants actifs est que pour les retraités, la prestation déterminée fonctionne déjà. Les participants actifs doivent s’efforcer de protéger le régime et ses prestations déterminées. L’Assemblée générale a demandé la représentation proportionnelle Résolution 42/887, section 2, paragraphe 4.
[9] Sur la base d’un examen approfondi des pairs énumérés par MOSAIC, l’entrevue des membres du conseil d’administration du FNUCU, The Pensions Regulator (Royaume-Uni)
[10] Nécessite une modification de l’article 5 sous paragraphe a) ii) 6 nommés par les SPC des agences spécialisées.... iii) 1 élu par les retraités [nouveau]
[11] Élu par les retraités à l’échelle mondiale. Élections organisées par le Secrétaire du Conseil à l’aide des services électoraux disponibles et des données de l’administration du Fonds. Fafics aurait le statut d’observateur comme d’autres fédérations telles que la CCISUA, la FICSA et l’UNISERV
[12] Les fonds de pension publics ont des réunions mensuelles; le Conseil fait des séances fermées pour les cas d’handicap, appels, etc. au besoin; tous les membres du conseil d’administration peuvent assister aux réunions du comité mais ne sont pas membres.
[13] L’exemple du UNFCU se réunit tous les mois (entretiens avec l’équipe de la haute direction, reçoit/examine les rapports des comités).
[14] Un examen des fonds de pension par les pairs indiquent une lacune dans la surveillance au conseil d’administration de l’UNJSPF; ce comité gérera également les conflits d’intérêts à l’aide d’un processus pré-conçu.
[1] The reasoning for alignment with active participants is that for retirees the defined benefit already works. Active participants must strive to protect the scheme and its defined benefits. The General Assembly requested proportional representation in Resolution 42/887, Section 2, Paragraph 4.
[2] Based on in depth review of peers listed by MOSAIC, interview of UNFCU board members, The Pensions Regulator (UK)
[3] Requires amendment to Article 5 sub paragraph a) ii) 6 nominated by SPCs of Specialized Agencies…. iii) 1 elected by retirees [new]
[4] Elected by retirees on a worldwide basis. Elections organized by the Secretary of the Board using available election services and data from the Fund administration. FAFICS would have observer status like other federations such as CCISUA, FICSA and UNISERV
[5] Peer public pension funds feature public monthly meetings; the Board goes into closed sessions for disability, appeals etc. as needed; all board members may attend committee meetings of which the are not a member
[6] UNFCU example meets monthly [interviews Senior Management Team, receives/reviews committee reports.
[7] A review of peer pension funds indicates a gap in oversight in the UNJSPF Board; this Committee will also manage Conflicts of Interest using a pre designed process
[8] Le raisonnement pour l’alignement avec les participants actifs est que pour les retraités, la prestation déterminée fonctionne déjà. Les participants actifs doivent s’efforcer de protéger le régime et ses prestations déterminées. L’Assemblée générale a demandé la représentation proportionnelle Résolution 42/887, section 2, paragraphe 4.
[9] Sur la base d’un examen approfondi des pairs énumérés par MOSAIC, l’entrevue des membres du conseil d’administration du FNUCU, The Pensions Regulator (Royaume-Uni)
[10] Nécessite une modification de l’article 5 sub paragraphe a) ii) 6 nommés par les SPC des agences spécialisées.... iii) 1 élu par les retraités [nouveau]
[11] Élu par les retraités à l’échelle mondiale. Élections organisées par le Secrétaire du Conseil à l’aide des services électoraux disponibles et des données de l’administration du Fondsstration. Fafics aurait le statut d’observateur comme d’autres fédérations telles que la CCISUA, la FICSA et l’UNISERV
[12] Les fonds de pension publics par les pairs sont publics réunions mensuelles; le Conseil va into séances fermées pour handicap, appels, etc. au besoin; tous les membres du conseil d’administration Mai assister aux réunions du comité dont Lla ne sont pas membres
[13] L’exemple du FNUNU se réunit tous les mois [entretiens avec l’équipe de la haute direction, reçoit/examine les rapports des comités.
[14] Un examen de les fonds de pension par les pairs indiquent une lacune dans la surveillance au conseil d’administration de l’UNJSPF; ce comité gérera également les conflits d’intérêts à l’aide d’un pré-conçu Processus
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