What the UN participant representatives did to defend your interests at the Pension Board, 20 August 2018

Message from UN participant representatives to the Pension Board (scroll down for the French version)

What the UN participant representatives did to defend your interests at the 65th session of the Pension Board

14 August 2018

Dear UN Family Colleagues,

The Pension Board met from 26 July to 3 August in Rome. This was the first meeting since action was taken by us last year to prevent the full extension of the CEO’s contract. At the same time, the Deputy CEO announced he would not seek a second term. 

Our campaign to reform the Fund is slowly bearing fruit and we acknowledge the efforts of the Secretary-General’s representatives to the Board for trying to build a consensus for change, as well as the appointment of a new head of investments. However, our work is still in progress. So while important decisions were taken by the Board, we do not believe all of them will benefit the current and future beneficiaries of the Fund. For this we made sure to put our disagreement with those decisions on record; our positions are explained below.

For memory, the Board is composed of 33 members, split equally between representatives elected by staff (participants of the fund), appointed by heads of organizations and elected by the governing bodies of each organization. Of the 11 participants’ representatives, 4 members and 2 alternates represent participants at the UN i.e. you.

Negative internal audit findings

OIOS undertook three audits this last year. Two stand out. One noted that the Fund’s management was aware of critical problems with the new IPAS payments system but still rolled it out, resulting in thousands of retirees going unpaid for up to nine months. Another audit showed that the Fund’s management used a $400,000 contract with a big four consulting firm to then procure an additional $1.8 million of unrelated services, which we understand to be outside UN procurement rules. Unsurprisingly, as the $1.8 million had not been subject to competitive bidding, the consulting firm billed extensively on hours for senior partners. That money was meant for your pension benefit.

Neither of the audits were shared with Board members. Further, the Board’s audit committee, which was aware of the audits, chose not to disclose its views on these audits. The Audit Committee also withheld from the Board that the Fund’s management had not accepted recommendations from OIOS that would prevent such events from happening again. (We understand that audit committee members were required to sign a confidentiality agreement, which had the effect of withholding information from fellow board members.) The Fund’s management also did not accept a recommendation for the total cost of IPAS to be made visible to the Board, nor a recommendation (also made by the Board of Auditors) to activate a function to detect organizations not using official pension scales.

Issues with processing pension payments

We submitted a proposal to simplify processes so that retiring staff receive their first pension more quickly. Despite IPAS, which came at an undisclosed cost, the current target of 15 business days is only being met in 62 percent of cases.

A key problem is that the Pension Fund requires the staff member’s organization to send two documents. The first, the separation personnel action, comes immediately. The second, the separation notification, is only issued once all internal clearances have taken place within the organization, including checking library books have been returned - this can take a while. To speed things up we suggested allowing a partial payment of 80 percent to be made once the personnel action is received (after all, that money is owed to you), with the balance paid on receipt of the final notification. We also suggested that the functionality that alerts participants if their payment instructions have not been received by the Fund, be reactivated. These suggestions were not supported by the rest of the Board - decisions we regret given retirees will continue to have to wait an unacceptably long time to get paid.

At the same time, the Fund’s management presented a study by PWC (a big four consulting firm), which we understand to have cost over $1 million (management would not confirm), showing steps that could reduce processing times. Interestingly the steps outlined in PWC’s study (called an end-to-end review) appeared to coincide with suggestions made in 2012 by Fund staff themselves prior to IPAS’s implementation; suggestions which unfortunately were rejected at the time by the Fund’s management.

Governance

A pension fund with assets and liabilities of $65 billion needs a strong system of governance.

At the General Assembly’s request, OIOS reviewed how the Board functions, and uncovered:

• serious conflicts of interest between Board members and the fund’s management;
• a Board in which the UN participants account for two-thirds of the Fund’s participation, but only has one-third of voting rights;
• a Board that meets just once a year, with no meetings of its Standing Committee that is supposed to meet to act in between;
• lack of direct representation for retirees;
• a weak performance evaluation system for the CEO;
• lack of transparency and spurious confidentiality rules that prevent Board members from seeking external expertise;
• retaliation against pension fund staff; and
• unjustified increases in senior level positions.

The Board considered the OIOS review. While UN participants’ representatives found it reasonable, there was significant opposition from other members to its most important findings, in particular strong resistance to reviewing the UN participants’ representation and to restructuring the Fund’s management to prevent conflicts of interest between it and the Board.

For us, it is essential to address these matters. Representation and voting rights for example need to be updated to reflect the common system of 2018 as opposed to 1989, when it was last adjusted. The International Organization for Migration, which is the fourth largest organization needs to be given voting rights - currently it has none. And the UN needs to be able to discharge its fiduciary duty correctly, given its participants are the largest contributors to the Fund, and its legal responsibility given the Fund is a UN body. Its minority voting position meant it was unable to get the Board to act on payment delays, nor prevent the renewal of CEO Sergio Arvizu despite his poor performance record.

We also went on record to disagree with decisions of the Board to:

• partially remove its actions from the purview of the UN Appeals Tribunal;

We do not believe that in discharging their fiduciary duties, Pension Board members should be able to act outside the Fund’s regulations as established by the General Assembly.

• make Board members sign a confidentiality statement that would appear to prevent them from exercising transparency in their actions, seeking your opinion or that of experts on proposals before the Board, and discharging their fiduciary duty to you; 

We asked that the Fund take note of external practices among pension funds that seek to promote transparency.

• prevent Pension Fund staff from running for election to the Board;

We believe that as a cooperative participant-owned fund, this should be allowed subject to any conflicts of interest being dealt with appropriately. We further noted the refusal of the Board to deal with more serious conflicts of interest that have been brought to its attention.

• refer OIOS to the UN’s Independent Audit Advisory Committee on apparent grounds of unprofessionalism;

We felt OIOS had carried out its work correctly as per the mandate assigned to it by the General Assembly. We did not believe that the Fund should engage in a political campaign against OIOS nor take measures to undermine its authority.

• undertake a number of actions in violation of the Fund’s regulations.

You respect the regulations by making your monthly payments - the Board should respect them as well.

And finally some good news

We were able to convince the Board not to support an amendment to the Regulations that would allow member organizations to report to the Fund on their participants’ behalf, rates and contributions outside the official scales. This would have artificially increased those staff members’ pensions at your expense and would have been problematic actuarially.

Additionally, an actuarial study with updated mortality rates (we’re living longer) showed the Fund to be in balance, meaning that were the UN common system to stop working tomorrow it would be able to meet its obligations for thirty years. We are also pleased that the Office of Investment Management (recently renamed)  has met its benchmark target for investment returns and will be publishing a sustainability report, which at our suggestion will include its strategic approach to engaging and investing in different industry sectors.

We look forward to working with fellow Board members to continue improving the state of the Fund, in particular by installing a culture based on the rule of law that supports the hard work of the staff of the Pension Fund and ensures that the fiduciary duty of the exclusive interests of participants and beneficiaries are upheld.

We will continue to keep you updated.

Kind regards,

Mary Abu Rakabeh
Ibrahima Faye
Ndeye Aissatou Ndiaye
Bernadette Nyiratunga
Ian Richards
Michelle Rockcliffe

UN participant representatives to the Pension Board

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Ce que nous avons fait pour défendre vos intérêts lors de la réunion annuelle du Conseil d’Administration de la Caisse Commune Des Pensions du personnel des Nations Unies

Chers collègues de la famille des Nations Unies,

Le Conseil d’Administration de la Caisse des pensions s'est réuni du 26 juillet au 3 août 2018 à Rome. C'était la première réunion depuis que nous avons pris des mesures l'an dernier pour empêcher la prolongation complète du contrat du PDG. Dans le même temps, le Directeur Général adjoint a annoncé qu'il ne chercherait pas un second mandat.

Notre campagne de réforme du Fonds porte lentement ses fruits et nous reconnaissons les efforts déployés par les représentants du Secrétaire-Général au Conseil D’Administration pour avoir tenté de dégager un consensus sur le changement, ainsi que la nomination d’un nouveau chef des investissements. Cependant, notre travail est toujours en cours. Ainsi, bien que des décisions importantes aient été prises par le Conseil, nous ne pensons pas qu'elles profiteront toutes aux bénéficiaires actuels et futurs du Fonds. Pour cela, nous nous sommes assurés de mettre notre désaccord avec ces décisions au compte rendu. nos positions sont expliquées ci-dessous.

Pour mémoire, le conseil est composé de 33 membres votants, répartis également entre représentants élus par le personnel (participants du fonds), le représentants nommés par les chefs d’organisations et ceux élus par les organes directeurs de chaque organisation. Sur les 11 représentants des participants, 4 membres et 2 suppléants représentent les participants de l'ONU, c'est-à-dire vous.

Résultats négatifs de l'audit interne

Le Bureau des Services de ContrôIe Interne (BSCI) a procédé à trois audits cette année. Deux se démarquent. L'un d'entre eux a noté que la direction du Fonds était bien consciente des problèmes critiques liés au nouveau système de paiement IPAS, mais a tout de même déployé ce systeme qui a affécté negativement des milliers de retraités pendant neuf mois. Un autre audit a montré que la direction du Fonds avait utilisé un contrat de $ 400,000 dollars avec un grand cabinet de conseil pour obtenir ensuite $ 1,8 million de dollars supplémentaires de services non liés, enfreignant de ce fait, les règles d'approvisionnement de l'ONU. Sans surprise, les $ 1,8 million de dollars n’ayant pas fait l’objet d’appels d’offres, le cabinet de conseil a facturé beaucoup d’heures pour ses seniors partenaires. Cet argent était represente votre propreté.

Aucun des audits n'a été partagé avec les membres du conseil. De plus, le comité de vérification du conseil, qui était au courant des verifications et resultats desdits audits, a choisi de ne pas divulguer ses points de vue sur ces audits (nous comprenons que les membres du comité de vérification devaient signer un accord de confidentialité les privants de ne pas informer le Conseil que la direction du Fonds n'a pas accepté les recommandations du BSCI qui empêcheraient que de tels événements ne se reproduisent). La direction du Fonds n'a pas non plus accepté une recommandation visant à rendre visible le coût total du systeme de l'IPAS au Conseil, ni une recommandation (également faite par le Comité des commissaires aux comptes) d'activer une fonction de détection des organisations n'utilisant pas les échelles salariales officielles.

Problèmes liés au traitement des paiements de pension

Nous avons présenté une proposition visant à simplifier les procedures de paiement afin que les membres du personnel qui prennent leur retraite reçoivent leur première pension plus rapidement. Malgré le coût IPAS, dont le coût total n’a toujours pas été divulgué, l’objectif actuel de payer dans les 15 jours ouvrables n’est atteint que dans 62% des cas.

Un problème majeur est que la caisse de retraite exige que l'organisation des membres du personnel envoie deux documents. Le premier, le personnel separation action, vient immédiatement. Le second, la notification de séparation, n’est émise qu’une fois que toutes les autorisations internes ont été obtenues au sein de l’organisation, y compris la vérification de retour des livres de bibliothèque - cela peut prendre un certain temps. Pour accélérer les choses, nous avons suggéré de verser un paiement partiel de 80% une fois que l'action de separation personnel est reçue (après tout, cet argent vous est dû), le solde étant payé à la réception de la notification finale. Nous avons également suggéré de réactiver une fonction qui alerte les participants si leurs instructions de paiement n’ont pas été reçues par le Fonds. Ces suggestions n'ont pas été appuyées par les autres membres du conseil d'administration - les décisions que nous regrettons et qui auront comme consequence sur des retraités qui continueront à devoir attendre beaucoup trop longtemps pour être payées.

Dans le même temps, la direction du Fonds a présenté une étude réalisée par PWC (un grand cabinet de conseil), dont nous estimons qu’elle a coûté plus d’un million de dollars (la direction n’a pas confirmé), montrant des mesures susceptibles de réduire les délais de traitement. Il est intéressant de noter que les étapes décrites dans le rapport «End to End» de PWC semblent coïncider avec les suggestions faites en 2012 par le personnel du Fonds avant la mise en œuvre de l'IPAS; des suggestions qui ont été rejetées à l’époque par la direction du Fonds.

Gouvernance

Un fonds de pension doté d'un actif et d'un passif de 65 milliards de dollars nécessite un système de gouvernance solide.

À la demande de l’Assemblée Générale, le BSCI a examiné comment le Conseil fonctionne et a découvert :

• des conflits d'intérêts graves entre les membres du conseil d'administration et la direction du fonds;
• un conseil d'administration dans lequel les participants à l'ONU représentent les deux tiers de la participation du Fonds, mais ne détient qu'un tiers des droits de vote des représentants;
• un conseil qui se réunit une fois par an, sans réunion de son comité permanent censé se réunir pour agir entre deux reunions du conseil;
• absence de représentation directe des retraités;
• un faible système d'évaluation du rendement pour le chef de la direction;
• le manque de transparence et les règles de confidentialité fallacieuses qui empêchent les membres du conseil de rechercher une expertise externe;
• représailles contre le personnel des fonds de pension; et
• des augmentations injustifiées des postes de haut niveau.

Le Conseil a examiné le rapport du BSCI. Bien que les représentants des participants aux Nations Unies aient trouvé ce rapport raisonnable, les autres membres se sont opposés aux éléments les plus importants, en particulier à la révision de la représentation des participants aux Nations Unies et à la restructuration de la direction du Fonds pour éviter les conflits d'intérêts.

Pour nous, il est essentiel de traiter ces questions. La représentation et les droits de vote, par exemple, doivent être mis à jour pour refléter le système commun de 2018, par opposition à 1989, date à laquelle il a été ajusté pour la dernière fois. L’Organisation internationale pour les migrations, qui est la quatrième plus grande organisation à avoir le droit de vote, n’en a actuellement aucune. Et l'ONU doit être en mesure de s'acquitter correctement de son obligation fiduciaire, étant donné que ses participants sont les plus gros contributeurs au Fonds, et que sa responsabilité juridique étant donnée au Fonds est un organe des Nations Unies. Sa position de vote minoritaire l'a empêché d'agir sur les retards de paiement, ni d'empêcher le renouvellement du PDG Sergio Arvizu malgré son piètre bilan.

Nous avons également déclaré être en désaccord avec les décisions du conseil d’administration :

• retirer partiellement ses actions de la compétence du Tribunal d'appel des Nations Unies;

Nous ne pensons pas qu’en s’acquittant de leurs obligations fiduciaires, les membres du Conseil d’administration des caisses de retraite devraient pouvoir agir en dehors des règles du Fonds telles qu’établies par l’Assemblée Générale.

• faire signer aux membres du conseil une déclaration de confidentialité qui les empêcherait de faire preuve de transparence dans leurs actions, de solliciter votre opinion ou celle d'experts sur des propositions soumises au conseil et de s'acquitter de leur obligation fiduciaire envers vous;

Nous avons demandé au Fonds de prendre note des pratiques externes des fonds de pension visant à promouvoir la transparence.

• empêcher le personnel de la caisse de retraite de se présenter aux élections du conseil d'administration;

Nous croyons qu’en tant que fonds appartenant à des coopératives, cela devrait être autorisé sous réserve que les conflits d’intérêts soient traités de manière appropriée. Nous avons également noté le refus de la Commission de traiter des conflits d’intérêts plus graves qui ont été portés à son attention.

• renvoyer le BSCI devant le Comité consultatif indépendant pour les audits des Nations Unies sur des motifs apparents de manque de professionnalisme;

Nous avons estimé que le Bureau des services de contrôle interne avait mené ses travaux correctement, conformément au mandat qui lui avait été confié par l’Assemblée Générale. Nous ne croyions pas que le Fonds devrait mener une campagne politique contre le BSCI ni prendre des mesures pour saper son autorité.

• entreprendre un certain nombre d'actions en violation de la réglementation du Fonds.

Vous respectez les règlements en effectuant vos paiements mensuels - le conseil d'administration devrait également les respecter.

Et enfin de bonnes nouvelles

Nous avons réussi à convaincre le Conseil de ne pas modifier les règlements de manière à permettre à certaines organisations d’augmenter les salaires de leurs employés dans les 36 derniers mois précédant leur départ à la retraite, ce qui aurait été problématique actuariellement.

En outre, une étude actuarielle avec des taux de mortalité actualisés (nous vivons plus longtemps) a montré que le Fonds était en équilibre, ce qui signifie que si le système commun des Nations Unies devait cesser de fonctionner demain, il pourrait remplir ses obligations pendant trente ans. Nous sommes également ravis que le Bureau de la gestion des placements (récemment renommé) ait atteint son objectif de référence en matière de rendement des investissements et publiera un rapport de développement durable qui, à notre avis, inclura son approche stratégique pour engager et investir dans différents secteurs.

Nous sommes impatients de travailler avec les autres membres du Conseil d’administration pour continuer à améliorer l’état du Fonds, en particulier en mettant en place une culture fondée sur la primauté du droit qui soutienne le travail acharné du personnel de la Caisse et les intérêts des participants et des bénéficiaires sont respectés.

Nous continuerons à vous tenir au courant.

Avec nos meilleures salutations,

Mary Abu Rakabeh
Ibrahima Faye
Ndeye Aissatou Ndiaye
Bernadette Nyiratunga
Ian Richards
Michelle Rockcliffe