"Our Work to Promote Integrity at the Pension Fund and Make Our Pensions Safer", 20 February 2019

MESSAGE FROM THE UN PARTICIPANT REPRESENTATIVES TO THE PENSION BOARD (In English and French)

Quote: "The General Assembly agreed a landmark resolution .....but the Board is pushing back....We wrote to the Secretary-General) outlining the importance of the resolution and asking for his support in persuading his six representatives on the Board to uphold it...."

Note: Pay careful attention to the UN Participant Representatives' letter to the Secretary-General dated 24 January 2019, linked in their message.

"From: BROADCAST United Nations
Sent: Wednesday, February 20, 2019 4:55:45 PM

Subject: Message from your participant representatives: How we are promoting integrity at the Pension Fund and making our pensions safer

|Promouvoir l’intégrité de la Caisse des Pensions et assurer la sécurité de nos pensions

Our work to promote integrity at the Pension Fund and make our pensions safer

Dear UN Colleagues,

We would like to update you on big changes at the Pension Fund, and what we are doing as your representatives on the UN Pension Board (which plays a vital role in governing your Fund) and Staff Pension Committee, to make your pensions safer and promote integrity in how the Fund is governed.

The General Assembly agreed a landmark resolution...

We are pleased that last December the General Assembly agreed a landmark resolution https://bit.ly/2V3WHZJ to fix problems at the Fund. (More on the resolution is in the box at the end of our message.)

In summary it allows a fairer representation for UN staff and retirees around the world on the Pension Board (as they have a strong interest in safeguarding the Fund), encourages decisions that need to be taken in between Board sessions to be done legally through the mechanism of the Standing Committee (reversing current practice), requests measures to prevent conflicts of interest between the Board, management and the FAFICS retiree federation, calls for integrity at the Fund (which is indicative) and requires better management of costs.

The resolution broadly endorsed an OIOS audit https://bit.ly/2IpLkcO)
published last September, which in turn validated many of the concerns we had earlier raised ourselves. However, the resolution was not a foregone conclusion. The majority of the Board disagreed with key parts of the audit and the General Assembly was subjected to a significant lobbying campaign, paid for in part by the Pension Fund itself. However, through our positive outreach we were able to demonstrate the value of the audit and we are pleased that the General Assembly took the right decision.

… but the Board is pushing back

Naturally, in trying to subject the Fund’s governance to stricter rule of law, the resolution has caused some upset. We have already witnessed attempts to circumvent December’s resolution and doubtful decisions, and OIOS has noted that its recommendations remain unimplemented https://bit.ly/2SR70mp). We wrote to the Secretary-General https://bit.ly/2BCJgZb
 outlining the importance of the resolution and asking for his support in persuading his six representatives on the Board to uphold it.

While we have yet to see evidence of the impact of the letter, we remain confident of the Secretary-General’s sensitivity to the wishes of the General Assembly and the importance of keeping our pensions safe.

Meanwhile we are tidying up messy processes surrounding the leadership of the Fund

You may recall that following our intervention in July 2017, the then CEO of the Fund, Sergio Arvizu, received a three-year instead of a five-year extension due in part to the negligent implementation https://bit.ly/2GscApo of the IPAS payments system. Last month he left on disability retirement. However, in contrast to normal UN staff whose cases must be presented to the UN Staff Pension Committee at one of its biannual meetings and are subject to a lengthy process, we found no evidence of Arvizu’s case in the committee records. After extensive questioning we were informed that the UN medical service had taken alternative measures to secure Arvizu a permanent retirement income. We maintain that this action broke the Fund’s rules, specifically Administrative Rule H.1.

This comes at the same time that we had to intervene with the Secretary-General with regards to irregularities concerning the appointment process for the current Acting CEO of the Fund  https://bit.ly/2GKDwQH after the Chair of the Board sent a recommendation to the Secretary-General without a decision of the Board, contrary to Fund Regulation Article 7.

Separately, last fall, a candidate for Deputy CEO of the Fund withdrew after we identified inconsistencies between his PHP and his LinkedIn profile and brought these to the attention of the Secretary-General.

And going forward, the General Assembly has asked for the posts of CEO and Deputy CEO to be abolished and replaced as of 2020 by the more appropriately titled positions of Pension Benefits Administrator and Secretary of the Board. These new posts have very different responsibilities, and appropriate terms of reference must be developed to allow proper recruitment. But attempts are still being made to recruit based on the responsibilities of the shortly-to-be-abolished positions of CEO and DCEO. We have also brought this matter to the attention of the Secretary-General. Another urgency is the recruitment of an ad interim DCEO for the remaining 2019 which is still in a vacuum.

In conclusion

We must continue to be vigilant. The General Assembly resolution was a huge achievement, but only the mid-point not the end of efforts to make our pension fund safer and promote integrity in its governance. For many UN staff this is your only form of social security after you retire and we understand how important it is to you as indeed it is to us. We look forward to your support as we continue our work and we will continue to keep you updated.

Yours sincerely,

Mary Abu Rakabeh
Ibrahima Faye
Ndeye Aissatou Ndiaye
Bernadette Nyiratunga
Ian Richards
Michelle Rockcliffe

Box: What the Pension Fund resolution says

Resolution 73/264 https://bit.ly/2V3WHZJ calls for:
An in-depth review and recommendations on the composition and size of the Board, so that UN staff and retirees are more fairly represented.

A clearer use of the Board’s Standing Committee, so that decisions can be legally made between Board sessions.

Measures to address conflicts of interest between Board members, the Fund’s leadership and FAFICS.

The splitting of the post of the Fund’s CEO into "Pension Benefits Administrator" and "Secretary of the Board" as of 2020, reducing the ability of the Fund’s management, as seen in the past, to manipulate the Board.

“Integrity and fairness” to be used from now on in selecting the Fund’s leadership.

Linking the performance evaluation of the Fund’s leadership to how payments are processed and the backlog cleared.

A proper review of the new IPAS payments system given its continuing problems.

And a more prudent management of expenses by the Board.

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Promouvoir l’intégrité de la Caisse des Pensions et assurer la sécurité de Nos Pensions

Chers collègues de l'ONU,

Nous tenons à vous informer des changements importants intervenus dans la Caisse des Pensions et de ce que nous faisons en tant que vos représentants au sein du Conseil d’Administration de la Caisse des Pensions des Nations Unies (qui joue un rôle essentiel dans la gouvernance de votre caisse) et du Comité des Pensions du personnel, afin d’assurer la sécurité de nos pensions et de promouvoir l’intégrité dans la gouvernance du Fonds.

L’Assemblée générale a approuvé une résolution historique…

Nous sommes heureux que l’Assemblée Générale, en décembre dernier, ait adopté une résolution décisive https://bit.ly/2V3WHZJ  pour régler les problèmes majeurs que connait le Fonds. (Vous trouverez plus d’informations sur la résolution dans le tableau à la fin de ce message)

En résumé, la résolution de l’Assemblée Générale :
permet une représentation plus équitable du personnel en activité et des retraités du système des Nations Unies, au sein du Conseil d’Administration de votre Caisse de Retraites (car ils ont un grand intérêt pour la sauvegarde du Fonds),
encourage les décisions qui doivent être prises entre les sessions du Conseil, à se conformer avec la légalité (ce qui est loin d’être le cas actuellement),
demande des mesures pour prévenir les conflits d’intérêts entre le Conseil d’Administration, la Direction et la Fédération des Retraités de la FAFICS,
exige l’intégrité du Fonds (montrant ainsi le niveau dangereux ou en sont les choses) et
exige une meilleure maîtrise et gestion des coûts.

La résolution a approuvé globalement le rapport d’audit de la gouvernance du BSCI https://bit.ly/2IpLkcO  publié en septembre dernier, qui aussi confirmait bon nombre des préoccupations que nous avions précédemment soulevées, alors que la résolution n’était pas encore connue. La majorité des membres du Conseil s’opposait aux éléments essentiels de l’audit de la gouvernance et avait mené, à cet égard, une campagne effrénée auprès d’états membres de l’Assemblée Générale. Ce lobbying était de surcroit financé en partie par la Caisse des pensions. Toutefois, grâce à nos activités de communication positives, nous avons pu démontrer la valeur de l’audit et nous sommes heureux que l’Assemblée Générale ait pris la bonne décision.

… Toutefois, le Conseil continue de dénigrer l’évidente réalité

Naturellement, en essayant de soumettre la gouvernance du Fonds à l’état de droit, la résolution a bouleversé les vieilles habitudes. Nous avons déjà assisté à des tentatives de contourner la résolution du mois de Décembre et d’appliquer des décisions douteuses. Par ailleurs, le BSCI a noté que ses recommandations n’ont pas été mises en place. OIOS has noted that its recommendations remain unimplemented https://bit.ly/2SR70mp . Nous avons donc écrit au Secrétaire Général https://bit.ly/2BCJgZb soulignant l’importance de la résolution et lui demandant d’y apporter son soutien et de s’assurer que ses six représentants au Conseil d’Administration la soutiennent aussi. Dans l’attente de voir quel impact aura eu notre lettre, nous restons confiants dans la sensibilité du Secrétaire Général aux souhaits de l’Assemblée Générale et à l’importance de la
sécurité de nos retraites.

Dans l’entretemps, nous nous efforçons à ce qu’il y ait de l’ordre dans les processus compliqués entourant la direction du Fonds de Pension

Vous vous souviendrez peut-être que suite à notre intervention de juillet 2017, le PDG de l’époque, Sergio Arvizu, avait bénéficié d’une prolongation de trois ans au lieu de cinq ans en raison d’une mise en œuvre négligente (confirmée par la suite par un audit du BSCI https://bit.ly/2GscApo du système de paiement IPAS. Le mois dernier, il est parti en retraite d’invalidité. Cependant, contrairement au personnel ordinaire des Nations Unies dont les dossiers doivent être présentés au Comité des Pensions du personnel des Nations Unies (lors de l’une de ses réunions semestrielles) et sont soumis à un long processus de vérification et de délibération, nous n’avons trouvé aucune trace du dossier Arvizu dans les archives du Comité
des Pensions. Après des interrogatoires prolongés et soutenus, nous avons finalement été informés que le service médical de l’ONU avait pris l’initiative de prendre d’autres mesures pour assurer à Arvizu un revenu de retraite d’invalidité permanent . Nous maintenons que cette action a enfreint les règles du Fonds, en particulier la règle H.1.

Cela intervient au même moment où nous avons dû intervenir auprès du Secrétaire Général en ce qui concerne les irrégularités liées à la nomination de l’actuel chef de la direction par intérim du Fonds https://bit.ly/2GKDwQH , après que le Président du Conseil d’Administration eut envoyé une recommandation au Secrétaire Général sans une décision préalable du Conseil, contrairement à l’article 7 du Règlement du Fonds.

Par ailleurs, l’automne dernier, un candidat au poste de Directeur Général Adjoint du Fonds s’est retiré alors qu’on venait d’identifier des incohérences entre son profil PHP et son profil LinkedIn et d’en informer le Secrétaire Général.

De plus, l’Assemblée Générale a demandé que les postes de PDG et de Directeur Général Adjoint soient supprimés et remplacés dès 2020 par des postes aux dénominations plus appropriées d’Administrateur des Régimes de Retraite et de Secrétaire du Conseil d’Administration. Ces nouveaux postes ont des responsabilités très différentes et des termes de référence adéquats doivent être élaborés pour permettre un recrutement approprié. Cependant, des tentatives de recrutement sont encore en cours, sur la base des responsabilités des postes à abolir prochainement. Une autre urgence est le recrutement d'un Directeur General Adjoint ad intérim pour le reste de l’année 2019, et qui n’est toujours pas finalisé. Nous avons également porté cette question à l’attention du Secrétaire Général.

En conclusion

Nous devons continuer à être vigilants. La résolution de l’Assemblée Générale a été un énorme succès, mais ce n’est que le mi-parcours de nos efforts pour assurer la sécurité de notre Fonds de Pensions notre Fonds de Pension et promouvoir l’intégrité de sa gouvernance. Pour de nombreux membres du personnel des Nations Unies, il s’agit de votre seule forme de Sécurité Sociale après votre retraite et nous comprenons à quel point c’est important pour vous comme pour nous. Nous attendons avec impatience votre soutien alors que nous poursuivons notre travail et continuerons de vous tenir au courant.

Cordialement,

Mary Abu Rakabeh
Ibrahima Faye
Ndeye Aissatou Ndiaye
Bernadette Nyiratunga
Ian Richards
Michelle Rockcliffe

Encadré: Ce que dit la Résolution sur la caisse de retraite

La résolution 73/264 (https://bit.ly/2V3WHZJ) appelle à :
• Un examen approfondi et des recommandations sur la composition et la taille du Conseil, afin que le personnel des Nations Unies et les retraités soient représentés plus équitablement.
• Une utilisation plus claire du Comité permanent du Conseil afin que les décisions puissent être prises légalement entre les sessions du Conseil.
• Mesures visant à remédier aux conflits d’intérêts entre les membres du conseil d’administration, les dirigeants du Fonds et la FAAFI.
• La scission du poste de directeur général du Fonds en "Administrateur des régimes de retraite" et "Secrétaire du Conseil d’administration" à partir de 2020, réduisant ainsi la capacité de la direction du Fonds, comme on l’a vu par le passé, de manipuler le Conseil.
• L’intégrité et l’équité seront désormais utilisées pour choisir les dirigeants du Fonds.
• Lier l’évaluation de la performance des dirigeants du Fonds à la manière dont les paiements sont traités et les arriérés sont régularisés.
• Un examen en bonne et due forme du nouveau système de paiement IPAS compte tenu des problèmes persistants.
• et une gestion plus prudente des dépenses par le Conseil."