UN Pension Fund: Staff Representatives Report Threats and Intimidation at Pension Board meeting, August 19, 2019

UN staff unions 

August 19, 2019

REPORT ON THIS YEAR'S PENSION BOARD MEETING: THREATS AND INTIMIDATION, UNPAID RETIREES, RISING COSTS, NEW LEADERSHIP, CHANGES TO INVESTMENT POLICY

Dear Colleagues

You may have read on social media about the chaos, physical threats and intimidation that marked last month’s annual meeting of the Pension Fund’s Board at the UN compound in Nairobi. As your elected staff pension committee representatives and members of the Board, we would like to share with you a full account of the meeting. Please note that while the Fund is actuarially in balance (0.1 percent unfunded), it faces significant governance and legal risks that can negatively impact its sustainability, putting it in a delicate position. Further, based on our own analysis we are unfortunately unable to assign credibility to the performance data published by the Fund.

(Version française en bas)

- The Fund is beset by governance and legal risks

This year’s session was sadly marred by shouting, banging on tables, intimidatory comments, and a physical threat by the Chair of the Board to remove one of your representatives from the room “involuntarily”. The Board also collaborated in illegally suspending another of your representatives from the meeting. One of your representatives was illegally barred from voting. Two of your representatives were illegally prevented from taking part in segments of the session, despite the UN Appeals Tribunal having three times ruled such acts contrary to the Fund’s regulations. Taken together this prevented us from effectively defending your interests and created an atmosphere of physical insecurity within a UN facility. Additionally the Board’s report to the General Assembly omits some of our interventions and misrepresents certain decisions, and is therefore not a true reflection of the Board’s proceedings, raising important issues of integrity.

Underlying this behaviour is a fear by Board members from certain small specialized agencies that sensible and much-needed reforms from a General Assembly-backed governance review that we pushed for, would reduce their voting weights in line with their organizations’ declining population weights and financial contributions to the Fund. Currently the agencies represent one-third of participants but have retained two-thirds of the votes. Your representatives are therefore outvoted on issues that matter to you, such as legal compliance, promptness of payments and sustainability.

It should be noted that as part of this governance review the Board rejected requests by the General Assembly, and for which we had made proposals, to assign greater voting weight to the UN, to make use of its executive committee, known as the Standing Committee, for dealing with urgent issues that require decisions between annual Board meetings, and to give retirees the right to elect their representatives to the Board. We nevertheless made sure our proposals were mentioned in the report. The Board did approve a proposal for terms of reference for Board members whereby they are now expected to have a knowledge of the Fund’s rules, which is welcome. However, we continue to have concerns about attempts to block transparency about the Board’s proceedings and decisions, and the intimidation we continue to face in communicating with you, our electors.

- Less than half of beneficiaries are paid on time, sometimes not at all

We have been pushing hard for newly retiring staff and other beneficiaries to be paid on time. Two years ago we highlighted the fact that some had to wait more than nine months to receive their first pension payment. The Fund now claims mission accomplished and that 80 percent are paid within 15 business days. Our own analysis of the data shows the true percentage at around 40 percent, which is a long way off the mark. At the same time, logistical reasons mean that the much-vaunted 15 business day target can still mean a wait of two or more months. In this context you should know that many occupational pension funds, including in developing countries make the first pension payment as soon as and sometimes before a staff member retires.

Further, it would appear from our estimates that around 4,000 beneficiaries have not been paid at all, with the funds owed to them at risk of being forfeited as deadlines pass. The Fund terms these cases “unactionable” saying they haven’t received the correct paperwork. Besides the regrettable terminology, we haven’t seen evidence, nor has OIOS, that the Fund has tried to obtain that paperwork despite it receiving an annual $10.5 million payment from the United Nations to do so. Proposals by staff unions to help find beneficiaries whose paperwork is missing, many in developing countries, have been met with indifference.

To this end we made proposals to pay advances to newly retiring staff when not all paperwork has been received, and to help find former staff whose money is at risk of being forfeited. The Board regrettably rejected both proposals.

- Running costs are on a sharp rise amidst an unwise restructuring

The Board approved a budget that would see the Fund’s running costs per participant rise by 12 percent a year, albeit with no link to commensurate improvements in performance. We had strong concerns with this given that those costs will eat into the Fund’s investment returns. We also disagreed with a decision to remove the leadership positions of the Geneva office of the Fund and place Geneva-based staff under direct command of their counterparts in New York. We believe this will significantly reduce quality of service for staff and retirees in Africa, Asia and Europe, the regions serviced by this office. Further we note that representatives of impacted staff were not consulted on this restructuring.

- The Fund will get a new leadership

We were satisfied with the selection process for the new ASG-level Pension Benefits Administrator (PBA) of the Fund (a position formerly known as CEO) and we look forward to the selected candidate taking their place at the helm of the Fund within the coming months. We are pleased that the new PBA has prior pension fund experience and we hope for an era of professional leadership. A selection process will soon open for the PBA’s deputy.

- Investment policy is changing

The careful investment of assets ensures that pensions can be paid as required. Investment management is under the purview of the Secretary-General, through the Representative of the Secretary-General (RSG). The RSG heads the Office of Investment Management that is tasked with maintaining a long-term real rate of return of 3.5 percent on Fund assets.

The RSG presented a new investment policy (https://oim.unjspf.org/wp-conte…/uploads/2019/…/IPS-2019.pdf) that sees a shift from equities to alternative investments including private equity and direct investments in real estate, as well as geographic diversification of assets. While this reduces inflation risk, it increases others. We will therefore monitor this development closely.

We raised a number of concerns regarding the environmental and social impact of Fund investments, an issue that has received press attention in the past. The Fund’s current approach is explained here:https://oim.unjspf.org/sustainable…/sustainability-approach/. Following our concerns, a more comprehensive and clear strategy has been promised and we will be following up.

- More work ahead

In conclusion, the Fund remains in a delicate position. Huge pushback by many Board members (with the exception of those representing our Secretary-General) against the General Assembly-mandated governance review, coupled with continued disregard by the Board of its own regulations, disinterest in paying retirees on time, rising running costs and expectations of more information on the impact of our investments, means our work remains cut out. While we were subjected to belittling, humiliating and abusive behaviour, we will not be put off our common goal of ensuring a well-governed and sustainable pension fund. We would like to thank you for your continued support and will continue to keep you updated throughout the year.

Mary Abu Rakabeh
Ibrahima Faye
Ndeye Aissatou Ndiaye
Bernadette Nyiratunga
Ian Richards
Michelle Rockcliffe

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Compte rendu de la réunion annuelle du Conseil d’Administration de la Caisse Commune des Pension du Personnel des Nations Unies de cette année: menaces et intimidations, retraités non payés, coûts croissants, nouveau leadership, changements dans la politique d’investissement.

Chers collègues,

Vous avez peut-être lu sur les réseaux sociaux le chaos, les menaces physiques et intimidations qui ont caractérisé la réunion annuelle du conseil d’administration de la Caisse des pensions tenue le mois dernier à l’enceinte des Nations Unies à Nairobi. En tant que vos représentants élus, et membres du conseil, nous souhaitons partager avec vous un compte rendu complet de la réunion de cette année. Il est à noter que, même si le fonds est équilibré sur le plan actuariel (0,1% non capitalisé), il fait face à des risques juridiques et de gouvernance importants qui peuvent avoir un impact négatif sur sa durabilité, le plaçant dans une position délicate. De plus, selon notre propre analyse, nous ne sommes malheureusement pas en mesure d’accorder de la crédibilité aux données de performance publiées par le Fonds.

- Le fonds est soumis à des risques de gouvernance et juridiques majeurs

La session de cette année a malheureusement été gâchée par des actes non éthiques de certains membres du conseil, par des chahuts et battements de table contre vos représentants élu nous, des commentaires intimidants et une menace physique de la part du président du conseil d’administration d’expulser l’un de vos représentants de la salle. Des membres se sont ligués pour illégalement empêcher un autre de vos représentants à participer à la réunion. Un autre de vos représentants s'est vu illégalement privé de son droit de vote. Deux de vos représentants ont été empêchés illégalement de prendre part à certaines parties de la session, alors que le Tribunal d’appel de l’ONU avait jugé trois fois ces actes contraires aux règlements du Fonds. L’ensemble de ces actes, nous a empêché de défendre efficacement vos intérêts et a créé une atmosphère d'insécurité physique dans l’enceinte d’un bureau de l'ONU. De plus, le rapport du Conseil d’administration à l’Assemblée générale omet certaines de nos interventions et déforme certaines décisions, et ne reflète donc pas fidèlement les délibérations du Conseil, ce qui soulève d’importantes questions d’intégrité.

Ce comportement est du fait de certains membres du Conseil d'administration représentant des petites agences spécialisées. Ils craignaient que les réformes résultant de l’audit de la gouvernance de la Caisse de Pension, tel que demandé par l'Assemblée générale, ne réduisent leurs voix du fait de leur nombre de staff en baisse ainsi que du niveau de leurs contributions financières au Fonds. Actuellement, les agences spécialisées représentent un tiers des participants mais ont conservé les deux tiers des voix. Vos représentants sont donc mis en minorité sur des questions qui vous concernent, telles que le respect du règlement et des procédures, la rapidité des paiements des pensions et la pérennité du Fonds.

Il convient de noter que dans le cadre de cet examen de la gouvernance, le Conseil d’administration a rejeté les demandes de l’Assemblée générale, pour lesquelles nous avions formulé des propositions, d’attribuer un poids de vote plus important à l’ONU, afin de faire appel à son comité exécutif, appelé Comité permanent, pour traiter des questions urgentes nécessitant des décisions entre les réunions annuelles du Conseil et pour donner aux retraités le droit d'élire leurs représentants au Conseil. Nous avons néanmoins veillé à ce que nos propositions soient mentionnées dans le rapport et en annexe. Le Conseil d’administration a approuvé une proposition de termes de référence pour tout membre du Conseil , ce qui est fort apprécié.. Cependant, nous continuons d’être préoccupés par les tentatives de bloquer la pratique de la transparence s’agissant des procédures et décisions du Conseil, mais aussi par les actes d’intimidation auxquels nous sommes confrontés lorsque nous communiquons avec vous, nos électeurs.

- Moins de la moitié des bénéficiaires sont payés à temps, parfois pas du tout

Nous avons insisté pour que le personnel qui vient de prendre sa retraite et les autres bénéficiaires soient payés à temps. Il y a deux ans, nous avons souligné le fait que certains devaient attendre plus de neuf mois pour recevoir leur premier versement de pension. Le Fonds affirme maintenant que sa mission est accomplie et que 80% sont payés dans un délai de 15 jours ouvrables. Notre propre analyse des données montre que le pourcentage réel est d’environ 40%, ce qui est loin du compte. Nous notons aussi que la cible tant vantée de 15 jours ouvrables peut encore signifier une attente de deux mois ou plus. Dans ce contexte, vous devez savoir que de nombreuses caisses de retraite professionnelle, y compris dans les pays en développement, effectuent leur premier versement de pension dès le départ à la retraite d'un membre du personnel ou parfois même avant le départ à la retraite de celui-ci.

En outre, il semblerait que, d’après nos estimations, environ 4,000 bénéficiaires n’aient pas été payés du tout et que les sommes qui leur étaient dues risquaient d’être perdues à l’échéance. Le Fonds qualifie ces cas de « non-actionable » en disant qu’ils n’ont pas reçu les documents appropriés. Outre la regrettable terminologie « non-actionable », nous, tout comme le BSCI (OIOS), n’avons reçu aucune preuve, démontrant que le Fonds avait essayé d’obtenir ces documents manquants. Ceci malgré le fait que les Nations Unies (groupe Agences UN) verse annuellement 10,5 millions de dollars au Fonds à cet effet.. Les syndicats du personnel ont proposé au Fonds de les assister dans la recherche des documents manquants pour les bénéficiaires concernés qui se trouvent en majorité dans les pays en développement. Le Fonds n’a pas donné suite à cette offre. Par la suite, nous avons aussi proposé que des avances soient versées au personnel nouvellement mis à la retraite lorsque tous les documents ne sont pas reçus, et que parallèlement nous puissions les assister à retrouver les anciens employés qui courent le risque de perdre leurs avoirs. Le Conseil a malheureusement rejeté les deux propositions.

- Les coûts de fonctionnement sont en forte hausse dans un contexte de restructuration peu judicieuse

Le Conseil d’administration a approuvé un budget prévoyant une augmentation des frais de fonctionnement du Fonds par participant de 12% par an, mais sans lien avec une amélioration correspondante des performances. Cela nous inquiète vivement, car ces coûts pèseront sur le rendement des investissements du Fonds. Nous sommes également en désaccord avec la décision de supprimer les postes de direction du bureau du Fonds à Genève et de placer le personnel basé à Genève sous le commandement direct de ses homologues à New York. Nous pensons que cela réduira considérablement la qualité de service du personnel et des retraités d’Afrique, d’Asie et d’Europe, régions desservies par ce bureau. De plus, nous notons que les représentants du personnel concernés n’ont pas été consultés sur cette restructuration.

- Le Fonds aura un nouveau leadership

Nous sommes satisfaits du processus de sélection du nouvel administrateur des prestations de retraite (PBA) du Fonds (ancien poste de Directeur général) et nous attendons avec impatience que le candidat retenu prenne fonction à la tête du Fonds dans les prochains mois. Nous sommes ravis que la nouvelle recrue PBA ait une expérience des fonds de pension et nous espérons une ère de leadership professionnel nouvelle. Un processus de sélection sera bientôt ouvert pour le’Adjoint/e du PBA.

- La politique d'investissement change

Le placement judicieux des actifs garantit que les pensions puissent être payées selon les besoins. La gestion des placements relève du Secrétaire général, par l’intermédiaire du Représentant du Secrétaire général (RSG). Le RSG dirige le Bureau de la gestion des investissements, qui est chargé de maintenir un taux de rendement réel à long terme de 3,5% sur les actifs du Fonds.

Le RSG a présenté une nouvelle politique d’investissement (https://oim.unjspf.org/wp-conte…/uploads/2019/…/IPS-2019.pdf) qui prévoit un passage en partie des investissements en actions aux investissements alternatifs, y compris les investissements privés et les investissements directs dans l’immobilier, ainsi que la diversification géographique des actifs. Bien que cela réduise le risque d'inflation, il augmente d'autres risques. Nous allons donc suivre cette évolution de près. Nous avons soulevé un certain nombre de préoccupations concernant l'impact environnemental et social des investissements du Fonds, une question qui a retenu l'attention de la presse dans le passé. L’approche actuelle du Fonds est expliquée ici:https://oim.unjspf.org/sustainable…/sustainability-approach/. Suite à nos préoccupations, une stratégie plus complète et plus claire a été promise et nous ferons le suivi.

- Plus de travail à venir

En conclusion, le Fonds reste dans une position délicate. Beaucoup de membres du Conseil d'administration (exception faite des membres représentant le Secrétaire général) se sont vivement opposés à la révision de la gouvernance prescrite par l'Assemblée Générale. A ceci s’ajoute le non-respect constant par le Conseil d'administration de sa propre réglementation, son désintérêt de payer les retraités à temps, la hausse des coûts de fonctionnement et l'attente d'informations additionnelles sur l'impact de nos investissements. Notre travail de vigilance est à renforcer ! Ceci malgré les attaques et comportements rabaissants, humiliants et abusifs, dont certains d’entre nous sont victimes. Nous ne nous laisserons pas distraire de notre objectif commun consistant à assurer un Fonds de pension bien gouverné et surtout durable.

Nous aimerions vous remercier pour votre soutien continu et continuerons à vous tenir informés tout au long de l'année.

Mary Abu Rakabeh
Ibrahima Faye
Ndeye Aissatou Ndiaye
Bernadette Nyiratunga
Ian Richards
Michelle Rockcliffe

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