UN Pension Fund: UN Participant Representatives -- How we are protecting your UN pension – report from the Board , Sep. 8, 2020

 September 8, 2020

 

Report from the UN Participant Representatives to the Pension Board

How we are protecting your UN pension – report from the Board // Ce que nous faisons pour proteger votre Fond de Pension – rapport du Conseil d'Administration

 

Dear UN Colleagues,

 

The Pension Board held its annual meeting in July 2020, hosted virtually in MS Teams, and as your elected representatives we, the UN Participant Representatives, would like to brief you on the outcome. While you may have seen a summary from the Pension Administration, our communiqué will provide some highlights, achievements and concerns. As you will see, while there have been some positive developments, we continue to remain vigilant and there is plenty more to do.

 

For information, the tripartite Board consists of 33 members plus alternates, with a third each elected by participants (you), appointed by executive heads and selected by organizations’ governing bodies. Within each group, 4 members come from the UN and 7 from the specialized agencies, although the UN and its staff contribute two-thirds to the Fund.

 

Our work to improve the management of your investments is paying off

 

The new head of the Office of Investment Management, known as the representative of the Secretary-General (RSG), presented the state of the Fund’s investments. While the current economic situation remains volatile, the Fund is in a good financial position. This is in part due to the unprecedented level of intervention of governments and central banks to maintain the high value of financial markets. Furthermore, a number of concerns we raised last year with the management of our investments are expected to be addressed by the incoming RSG (as discussed during our townhall last April. We will be following up closely.

 

With regards to environmental, social and governance (ESG) criteria for investing, something you all have been vocal about, we are pleased to hear that after two years of mobilization by us based on your feedback, a policy will be finalized soon.

 

We prevented cuts to benefits for widows and orphans

 

The Chief Executive for Pension Administration proposed that spouses or children who were not known to the pension fund at the time a staff member was working should be deprived of a survivor benefit. We knew this would negatively impact children from relationships that a staff member might not wish to declare to their employer, as well second spouses. For this reason, we were able to convince other Board members to successfully prevent such changes.

 We moderated the budget

 

The Pension Fund leadership proposed a budget that would lead to a 35 percent increase over two years. We felt this was neither required nor consistent with the reality across UN organizations and agencies. We suggested a reduction in the proposal by more than $3 million. This is to address concerns about duplication, unnecessary travel by managers, an excessive number of general temporary assistance (GTA) positions (which lead to poor management and circumvent internal controls), and as reported to us by Fund staff, an inadequate use of current functionalities offered by the Pension Administration’s IPAS software

 

We pushed for more online services

 

Since we have been elected to the Board we have been pushing for the Pension Administration to make better use of its IT capabilities to allow retiring staff and retirees to have access to functions online. The start of the Covid pandemic, when international postal services became rare or non-existent, exemplified the urgency and exposed the possibilities.

 

While our requests previously gained little support from other Board members we are glad to see that the Pension Administration is finally acting on this, starting with the digitalization of certificates of entitlement. We will continue to push for more digitalization such as acceptance of payment instructions via the online member self service, and uploading reference salary data to the Fund’s IPAS software in order to speed up the processing of benefits.

 

We raised concerns at attempts to reduce legal oversight of the Board’s actions

 Two years in a row the Board has attempted to remove itself from the jurisdiction of the UN Appeals Tribunal. Two years in a row the General Assembly has pushed back on this request, recognizing that a pension board without the possibility of expert judicial review of its decisions, poses grave risks for the Fund’s participants and beneficiaries. This year again the Board requested an exemption from the UNAT’s jurisdiction, without any new justification. We will be raising our concerns at the General Assembly. The Board also requested, for the third time, that staff of the pension fund be barred from running for election, which we believe contravenes the fundamentals of a workplace fund.

 

We are moving forward reforms towards better governance of the Fund 

 

Since the start of our mandate, we have highlighted the risks of the Fund’s current governance structure by which a Board of effectively 90 people meeting once a year attempts to oversee a $70 billion dollar fund. This has led to a number of problems, including when the Board was unable to react to many retirees going unpaid for months at a time as a result of a new software.

 

To this end, the General Assembly resolution 74/263, mandated an external study of how our fund is governed, comparing it with other public funds.

 

The study, which we hope will be published despite its current “confidential” classification, showed considerable scope to reduce the size of the board and increase meeting frequency. It also proposed term limits (some board members have been there for over 20 years), terms of reference for Board members, elected retiree representatives and a change to the Board’s culture.

 

While there was some resistance to the proposals, we hope that Board members will jointly and broadly support the reforms as recommended by the study and we look forward to refining them.

 

A new leadership for the Fund

 

Based on our continued oversight of the Fund’s leadership, and in light of recent management crises, we were able to ensure a much-needed renewal of the Fund’s leadership and the advertising of the positions. 

 

Over the last year the Board has recommended to the Secretary-General the appointment of a new Chief Executive for Pension Administration, Ms. Rosemarie McClean, a deputy CEPA, David Penklis, a new Board Secretary (a change we endorsed in light of the inherent conflicts of interest where the head of Pension Administration was also Secretary of the Board), Mr. Jan de Preter, and separately a new RSG in charge of investments, Mr. Pedro Guazo.

 

We wish them every success and look forward to supporting them in the many challenges they each face.

We highlighted critical audit findings

 

The Board reviewed a number of audits:

 

· OIOS audit on OIM governance: Last year we raised the alarm on the toxic work culture, allegations of retaliation, and lack of safeguards on decision-making within the investment team, and the management of conflicts of interest. OIOS substantiated these findings. While the new RSG has committed to addressing these we continue to be concerned about the slow rate of implementation of changes relating to behaviours that would not be acceptable in financial institutions. OIOS also recommended that OIM be directed by a CIO (Chief Investments Officer). We therefore believe that the position should be advertised.

 

· Board of Auditors report: Last year we questioned the way the performance indicator for pension administration is calculated. The benchmark is 15 days from all documents being received and the Fund has been claiming 92 percent compliance. We questioned how this was being counted. The BOA substantiated our concerns. When a document was found missing, the Fund suspended the process but then restarted the 15 day clock once the missing document arrived instead of continuing from the clock, thereby underreporting processing times. We trust this is corrected so the Board has access to more reliable data.

 

· Last year we also questioned claims by the Fund leadership that the Geneva office (covering the EMEA region) was underperforming compared to New York. The leadership said the Geneva office took more time for the same workload. The BoA report discovered this was not an underperformance issue but was rather due to the Geneva office’s inadequate staffing level. Regrettably the Board, acting on the leadership’s claims last year, approved redeployment of senior positions from the Geneva office resulting in serious losses in institutional knowledge on the important financial side of our Pension Fund. However, we were able to work with other Board members to pause additional planned movements out of the Geneva office of the finance section, which would have led to a deterioration in service.

 

We prompted further work on the code of conduct

It is common for a Pension board to have a code of conduct outlining the requirements, values and behaviour expected of its members. The General Assembly has asked one to be developed for the Board. However, a number of Board members appear keen to use it instead to reduce transparency by introducing confidentiality requirements on the discussion of policy changes that might affect you, while not touching on some of the conflicts of interest that we have observed. We therefore remain concerned about this matter and the harmful effects of reducing the transparency of our public pension fund, where the only confidential information should relate to personal data. Therefore we will continue to work toward making this a more transparent Fund, where all proposals, reports and expensively commissioned studies are shared with the Board but more importantly with all of us - the owners of the Fund.

 

In conclusion

As you can see this was a busy session, and plenty more remains to be done in order that the administration of our Pension Fund achieve a globally acceptable level of good practice. We will therefore continue to be vigilant and continue to welcome your feedback on how you would like your Fund to improve.

 

Once again we thank the hardworking staff of the Pension Administration, Office of Investments, and Secretariat of the Pension Board and laud their efforts in ensuring the safety and security of our Fund.

 

Warm regards,

 

Ibrahima Faye, Mary Abu Rakabeh, Bernadette Nyiratunga, Aissatou Ndiaye, Ian Richards, Michelle Rockcliffe

 

***** version française *****

 

Chers collègues de l’ONU,

 

Le Conseil d’Administration de la Caisse commune des pensions du personnel des Nations unies a tenu sa réunion annuelle, organisée virtuellement, dans le courant du mois de juillet. 

En tant que vos représentants élus, nous aimerions vous informer sur les principaux sujets de discussions et les résultats de nos travaux. Bien que vous ayez peut-être déjà pris connaissance du résumé préparé et publié par l’Administration de la Caisse commune des pensions, nous avons néanmoins souhaité à travers notre communiqué partager avec vous quelques faits saillants, notamment les réalisations et préoccupations. Comme vous le constaterez il y a eu des développements positifs mais nous devrions toutefois rester vigilants car il y a encore beaucoup à faire.

 

A titre de rappel, le Conseil d’Administration tripartite de la Caisse commune des pensions du personnel des Nations unies est composé de 33 membres et suppléants, dont un tiers élu par vous-mêmes, un tiers nommé par les chefs d’agence et un tiers sélectionné par les organes directeurs des organisations. Au sein de chaque groupe, seulement 4 membres proviennent de l’ONU et 7 des institutions spécialisées, et cela en dépit du fait que l’ONU et son personnel contribuent à hauteur des deux tiers du Fonds de la pension. 

 

Notre travail pour améliorer la gestion de vos placements porte ses fruits

 

Le nouveau Chef du Bureau de la gestion des Investissements, connu sous le nom de Représentant du Secrétaire général (RSG), a présenté l’état des investissements du Fonds. Bien que la situation économique actuelle demeure volatile, la situation financière du Fonds est stable. Cela s’explique en partie par le niveau sans précédent d’intervention des gouvernements et des banques centrales pour maintenir la valeur élevée des marchés financiers. De plus, un certain nombre de préoccupations que nous avions soulevées l’an dernier au sujet de la gestion de nos investissements devraient être traitées par le nouveau RSG. Nous continuerons à suivre de très près cette question. 

 

En ce qui concerne les critères d’investissement ESG que vous aviez soulevés, nous sommes heureux d’apprendre que notre plaidoyer nourri de vos commentaires, va déboucher sur une politique ou une stratégie qui sera bientôt finalisée.

 

Nous nous sommes opposés à ce que des veuves et orphelins soient exclus du bénéfice de prestations

 

 Le directeur général de l’administration des pensions avait proposé que les conjoints ou les enfants qui n’étaient pas connus de la caisse de pension au moment où le fonctionnaire était en activité, ne reçoivent pas de prestation de survivant. Nous savions que cela aurait un impact négatif sur les enfants issus de relations qu'un membre du personnel pourrait ne pas souhaiter déclarer à son employeur, ainsi que sur les secondes épouses qui pourraient ne pas être conscientes de leurs droits. Pour cette raison, nous avons réussi à convaincre les autres membres du conseil à se joindre à notre position pour empêcher de tels changements.

 

Nous avons contribué à revoir le budget à la baisse

 

L’Administration de la Caisse de pensions a proposé un budget qui entraînerait une augmentation de 35% sur deux ans. Nous avons estimé que cela n’était ni nécessaire ni conforme à la réalité des organisations et des agences des Nations Unies. Nous avons proposé une réduction de plus de 3 millions de dollars sur le projet de budget qui a été soumis. Il s’agissait pour nous de répondre aux préoccupations relatives aux doubles emplois, aux déplacements inutiles des gestionnaires, au nombre excessif de postes d’assistance temporaire générale (GTA) (qui conduisent à une mauvaise gestion et à un contournement des contrôles internes) sans oublier une utilisation inadéquate des fonctionnalités actuelles offertes par le logiciel IPAS de l’Administration des pensions.

 

Nous avons plaidé pour plus de services en ligne

 

Depuis que nous avons été élus au Conseil d’Administration, nous avons insisté pour que l’Administration du Fonds fasse un meilleur usage des fonctionnalités offertes par l’outil informatique et permettre ainsi aux retraités d’avoir accès à des fonctions en ligne. Le bien-fondé et l’urgence de notre démarche ont été renforcés par la situation de rareté, voire d’inexistence des services postaux internationaux provoquée par la survenance de la pandémie de la COVID-19.

 

Bien que notre demande n'ait reçu que peu de soutien de la part des autres membres du Conseil, nous sommes heureux de voir que l'administration des pensions a enfin pris action à cet égard, en commençant par la numérisation des certificats de droit à prestation. Nous continuerons de pousser pour plus de numérisation. Nous continuerons à faire pression pour une plus grande numérisation, comme l’acceptation des instructions de paiement via le libre-service des membres en ligne, et le téléchargement de données salariales de référence sur le logiciel IPAS du Fonds afin d’accélérer le traitement des avantages.

 

Nous avons exprimé des préoccupations au sujet des tentatives visant à réduire le contrôle de la légalité des actions du Conseil d’Administration.

 

Deux années de suite, le Conseil d’Administration a tenté de se retirer de la compétence juridictionnelle du Tribunal d’Appel des Nations Unies (TANU). Deux années de suite, l’Assemblée générale a repoussé cette demande, reconnaissant qu’un conseil des pensions sans possibilité de contrôle judiciaire de ses décisions pose de graves risques pour les participants et les bénéficiaires du Fonds. Cette année encore, le Conseil a demandé une exemption de la compétence du TANU, sans aucune nouvelle justification. Nous ferons part de nos préoccupations à l’Assemblée Générale. Le conseil a également demandé, pour la troisième fois, que le personnel de la caisse de retraite ne soit pas autorisé à se présenter aux élections, ce qui, à notre avis, contrevient aux principes fondamentaux d'une caisse de retraite.

 

Nous avons contribué activement aux réformes en cours pour une meilleure gouvernance du Fonds

 

Depuis le début de notre mandat, nous avons mis en évidence les risques liés à la structure de gouvernance actuelle du Fonds, par laquelle un conseil de 90 personnes se réunissant une fois par an, tente de superviser un fonds de 70 milliards de dollars !  Cela a conduit à un certain nombre de problèmes, y inclus la récente crise des paiements.

 

À cette fin, la résolution 74/263 de l'Assemblée Générale a demandé une étude externe sur la façon dont notre fonds est géré, en le comparant à d'autres fonds publics.

 

L’étude, qui, nous l’espérons, sera publiée malgré sa classification « confidentielle » actuelle, a montré une marge considérable pour réduire la taille du Conseil et augmenter la fréquence des réunions. L’étude a également proposé une limitation des mandats (certains membres du Conseil sont là depuis plus de 20 ans), des termes de référence pour les membres du Conseil, l’élection de représentants des retraités et un changement dans la culture du Conseil.

 

Bien qu’il y ait eu une certaine résistance à ces propositions, nous espérons que tous les membres du Conseil apporteront un large soutien à la mise en œuvre des réformes recommandées par l’étude, et nous nous réjouissons de pouvoir contribuer à leur affinement.

 

Un nouveau leadership pour le Fonds

 

Grâce à nos efforts de surveillance sans relâche sur la direction du Fonds et à la lumière des récentes crises de gestion, nous avons pu assurer un renouvellement qui était indispensable au sein de la direction du Fonds et aussi pour la publication des postes.

 

Au cours de l'année écoulée, le Conseil a recommandé au Secrétaire Général de nommer un nouveau chef de la direction de l'administration des pensions, Mme Rosemarie McClean, un adjoint au CEPA, M. David Penklis, un nouveau secrétaire du Conseil (un changement que nous avons approuvé à la lumière des conflits d'intérêts où le chef de l'administration des pensions était également secrétaire du conseil), M. Jan de Preter, et séparément un nouveau RSG en charge des investissements, M. Pedro Guazo.

 

Nous leur souhaitons tout le meilleur et restons disponibles pour les accompagner dans l’accomplissement de leurs missions respectives, eu égard notamment aux multiples défis qu’ils ont à relever.

 

Nous avons mis en évidence les constatations critiques résultant des audits.

 

Le Conseil a examiné un certain nombre d’audits :

 

· Audit du BSCI sur la gouvernance de l’OIM: L'année dernière, nous avons tiré la sonnette d'alarme sur la culture de travail toxique, les allégations de représailles et l’absence de garanties sur la prise de décision au sein de l'équipe d'investissement ainsi que la gestion des conflits d'intérêts. Le BSCI a corroboré ces conclusions.

 

· Bien que le nouveau RSG se soit engagé à y remédier, nous continuons de nous préoccuper du faible taux de mise en œuvre des changements relatifs aux comportements qui ne seraient pas acceptables dans les institutions financières. Le BSCI a également recommandé que l’OIM soit dirigé par un DPI (Chef des investissements). Nous pensons donc que le poste sera bientôt publié.

 

· Rapport du Comité des commissaires aux comptes : l'année dernière, nous avons remis en question la façon dont l'indicateur de performance pour l'administration des pensions est calculé. Le point de référence est de 15 jours à compter de la réception de tous les documents et le Fonds a déclaré 92% de conformité. Nous nous sommes demandé comment cela était compté. La BOA a confirmé nos préoccupations. Lorsqu'un document manquait, le Fonds aurait dû interrompre le chronomètre dans l’attente de la réception du document manquant. Au lieu de cela, il a été constaté qu'il redémarrait l'horloge, sous-évaluant ainsi les temps de traitement. Nous espérons que cela sera corrigé afin que le Conseil ait accès à des données plus fiables.

 

· L’année dernière, nous avons également remis en question les affirmations de la direction du Fonds selon lesquelles le bureau de Genève (couvrant la région EMEA) était sous-performant par rapport à New York. La direction a déclaré que le bureau de Genève a pris plus de temps pour la même charge de travail. Le rapport de la BoA a découvert qu’il ne s’agissait pas d’un problème de sous-performance, mais plutôt d’un niveau de dotation insuffisant du bureau de Genève. Malheureusement, le Conseil, agissant sur les revendications de la direction l’an dernier, a approuvé le redéploiement des postes de direction du bureau de Genève, ce qui a entraîné de graves pertes dans les connaissances institutionnelles sur le plan financier important de notre Caisse de retraite. Toutefois, nous avons pu travailler avec d’autres membres du Conseil pour suspendre des mesures de transfert de personnel au sein de la section des finances du bureau de Genève. La mise en œuvre de ces transferts aurait entraîné une détérioration du service.

 

Nous avons demandé d’autres travaux sur le code de conduite

 

Il est courant qu’un conseil d’Administration de pension ait un code de conduite décrivant les exigences, les valeurs et le comportement attendus de ses membres. L’Assemblée générale a demandé qu’un code de conduite soit élaboré. Toutefois, un certain nombre de membres du Conseil semblent plutôt désireux de l’utiliser pour réduire la transparence en introduisant des exigences de confidentialité dans la discussion des changements de politique qui pourraient vous affecter, sans tenir compte de certains conflits d’intérêts que nous avons observés. Nous restons donc préoccupés par cette question et par les effets néfastes d’une réduction de transparence de notre caisse publique de retraite, où les seules informations confidentielles devraient porter sur des données personnelles. Par conséquent, nous continuerons de travailler à ce que ce Fonds soit plus transparent, où toutes les propositions, rapports et études coûteuses seront partagés avec le Conseil, mais surtout avec nous tous - les participants et propriétaires du Fonds.

 

En conclusion

 

Comme vous pouvez le constater, il s’agissait d’une séance bien remplie, et il reste encore beaucoup à faire pour que l’administration de notre Caisse de retraite atteigne un niveau de bonnes pratiques acceptables à l’échelle mondiale. Nous restons vigilants et continuerons à recueillir vos commentaires pour une meilleure gestion de notre Fonds.

 

Une fois de plus, nous remercions les personnels de l’Administration des pensions, du Bureau des investissements et du Secrétariat de la Commission des pensions, tout en saluant leurs efforts et dévouements à assurer la sécurité de notre Fonds.

 

Salutations chaleureuses,

 

Ibrahima Faye, Mary Abu Rakabeh, Bernadette Nyiratunga, Aissatou Ndiaye, Ian Richards, Michelle Rockcliffe